1 目的

明確本公司原材料采購所涉及的主要流程、相關(guān)部門的責(zé)任以及基本要求。 

2 適用范圍

適用于本公司的所有原材料的采購工作。 

3 名詞解釋

3.1 原材料采購

原材料采購是指所采購的物品直接用于公司成品的生產(chǎn)。是成品的組成部分或者中間體。它與成品有直接的數(shù)量對應(yīng)關(guān)系。它包括主要原材料；輔助包裝材料；生產(chǎn)過程需要的煤、油、汽等。 

4 
原材料采購的主要流程

4.1 第一步：營銷部提出銷售需求，經(jīng)批準(zhǔn)，交給設(shè)計部 

4.2 第二步：設(shè)計部會同品管部確定采購的技術(shù)要求及安全要求，然后交給采購供應(yīng)商開發(fā)組 

4.3 第三步：‘采購供應(yīng)商開發(fā)組’尋找供應(yīng)商

4.4 第四步：‘采購供應(yīng)商開發(fā)組’初選供應(yīng)商，并經(jīng)品管部審核通過，上報公司高層簽字批準(zhǔn)

4.5 第四步：‘采購供應(yīng)商開發(fā)組’采購招投標(biāo)或談判砍價，砍價結(jié)果獲財務(wù)部確認(rèn)

4.6 第五步：‘采購供應(yīng)商開發(fā)組’準(zhǔn)備合同，報公司高層簽字批準(zhǔn)

4.7 第六步：生產(chǎn)計劃部向‘采購訂單管理組’下達(dá)采購要求

4.8 第七步： ‘采購訂單管理組’向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單

4.9 第八步：‘采購訂單管理組’跟蹤訂單進(jìn)度

4.10 第九步：原材料倉庫收貨

4.11 第十步：付款給供應(yīng)商

4.12 第十一步：供應(yīng)商績效表現(xiàn)的評估  

5 各部門職責(zé)

5.1 銷售部門負(fù)責(zé)采購需求的提出

5.2 工藝、設(shè)計、研發(fā)部門負(fù)責(zé)制定各種原材料的具體參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。

5.3 品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)設(shè)定各種原材料的安全性及合法性的判定標(biāo)準(zhǔn)和檢測方法。

5.4 采購供應(yīng)商開發(fā)部門負(fù)責(zé)新供應(yīng)商的尋找、評估和推薦。

5.5 品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)新供應(yīng)商是否合格的最終推薦。報公司高層審批生效。

5.6 采購供應(yīng)商開發(fā)部門負(fù)責(zé)對合格供應(yīng)商的招標(biāo)或談判工作。

5.7 審計部門負(fù)責(zé)對采購部們的招標(biāo)或談判的結(jié)果進(jìn)行審計，以確保整個過程符合公司的相關(guān)規(guī)定。

5.8 法規(guī)部門負(fù)責(zé)原材料采購合同的標(biāo)準(zhǔn)版制定。

5.9 采購供應(yīng)商開發(fā)部門會同法規(guī)部門負(fù)責(zé)做好與供應(yīng)商簽訂采購合同的準(zhǔn)備工作。并報公司高層簽字生效。

5.10 生產(chǎn)計劃部門根據(jù)銷售部門提出的需求或根據(jù)成品庫存以及原材料庫存余量，向采購部門提出具體的采購計劃要求，包括：

5.10.1 原材料的具體型號、規(guī)格。

5.10.2 多少數(shù)量？

5.10.3 什么時間到貨？

5.10.4 送到什么地點(diǎn)？

5.11 采購訂單管理部門根據(jù)生產(chǎn)計劃部門提出的采購要求，制定具體的采購訂單。并及時下達(dá)到相應(yīng)的供應(yīng)商處。

5.12 采購訂單管理部門會同品管部門負(fù)責(zé)采購訂單的進(jìn)度和質(zhì)量跟蹤工作。確保供應(yīng)商能按時、按質(zhì)、按量地執(zhí)行訂單要求。如果發(fā)現(xiàn)有變故，則應(yīng)立刻啟動預(yù)備方案。

5.13 原材料倉庫和品管部負(fù)責(zé)供應(yīng)商送貨的驗(yàn)收工作。

5.14 采購部門會同財務(wù)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的付款工作

5.15 采購部和品管部定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行績效評估

5.16 采購部要定期對各級采購管理人員進(jìn)行績效考核 

6 基本原則

6.1 營銷部門提出采購需求時，要填寫書面的采購需求表格，口頭（電話）提出的需求原則上無效。相關(guān)部門可不予接受。

6.2 工藝、設(shè)計、研發(fā)部門及品管部在制定原材料的具體參數(shù)要求時，應(yīng)制定正規(guī)的本公司原材料技術(shù)及安全標(biāo)準(zhǔn)（書面）。避免標(biāo)準(zhǔn)修改的隨意性。

6.3 品管部在設(shè)定原材料的安全性及合法性的判定標(biāo)準(zhǔn)和檢測方法時，應(yīng)以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。

6.4 采購供應(yīng)商開發(fā)部門在尋找新的供應(yīng)商時，不要主觀加以過濾。應(yīng)盡可能多地收集能做該產(chǎn)品的供應(yīng)商名錄。

6.5 在評估新的供應(yīng)商時，一定要獲取該供應(yīng)商的真實(shí)信息和表現(xiàn)。品管部對新供應(yīng)商的評估有一票否決權(quán)。

6.6 在對合格供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或談判時，要最大限度地達(dá)到我方的要求，并同時要確保供應(yīng)商有完全的履約能力。

6.7 審計部門在對采購部們的招標(biāo)或談判的結(jié)果進(jìn)行審計時，要熟悉和了解該物料的采購供應(yīng)市場的現(xiàn)狀和特點(diǎn)。

6.8 生產(chǎn)計劃部門在向采購部門提出具體的采購要求時，要給采購部預(yù)留一定時間的供應(yīng)預(yù)留期。對于需求變化較頻繁的物料，計劃部門應(yīng)設(shè)置一定的安全庫存量。減少緊急采購的頻率。

6.9 采購訂單管理部門在會同品管部門進(jìn)行采購訂單的進(jìn)度和質(zhì)量跟蹤時，要做到提前發(fā)現(xiàn)問題。如果發(fā)現(xiàn)有變故，則應(yīng)立刻啟動預(yù)備方案。

6.10 原材料倉庫和品管部在進(jìn)行供應(yīng)商送貨的驗(yàn)收工作時，一定要能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)該批物料所存在的任何問題。

6.11 采購部門在會同財務(wù)部進(jìn)行供應(yīng)商的付款工作時，要盡量做到信守承諾，按時付款。如果臨時有變故，要做好說服工作。

6.12 在對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估時，

6.12.1 評估指標(biāo)要簡化

6.12.2 評估指標(biāo)要告知供應(yīng)商

6.12.3 供應(yīng)商績效評估結(jié)果的好與壞，對供應(yīng)商的利益要有影響

6.13 采購部在對其各級采購人員進(jìn)行績效考核評估時，一定要與其所管理的供應(yīng)商們的表現(xiàn)掛鉤 

7 作業(yè)指導(dǎo)書目錄

7.1 如何編寫采購物品的技術(shù)及安全標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書

7.2 如何尋找新供應(yīng)商作業(yè)指導(dǎo)書

7.3 如何實(shí)施新供應(yīng)商評估作業(yè)指導(dǎo)書

7.4 如何進(jìn)行采購談判作業(yè)指導(dǎo)書

7.5 如何實(shí)施采購招標(biāo)作業(yè)指導(dǎo)書

7.6 如何做好采購訂單管理作業(yè)指導(dǎo)書

7.7 如何進(jìn)行原材料性供應(yīng)商的績效評估作業(yè)指導(dǎo)書

7.8 如何實(shí)施采購人員績效考核作業(yè)指導(dǎo)書