1 目的

明確訂單管理采購(gòu)員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責(zé)、以及每項(xiàng)職責(zé)的具體工作內(nèi)容、工作隸屬關(guān)系、本崗位的權(quán)限、職業(yè)操守要求、本崗位績(jī)效考核的內(nèi)容、方法和頻率、以及本崗位所應(yīng)遵循或參考的指導(dǎo)性文件目錄、本崗位所應(yīng)填報(bào)的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購(gòu)訂單管理的所有采購(gòu)人員。 

3 說(shuō)明

3.1 員工崗位說(shuō)明書(shū)分為兩個(gè)文件?！秵T工崗位要求及待遇說(shuō)明書(shū)》和《員工崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)》

3.2 《員工崗位要求及待遇說(shuō)明書(shū)》由人事部負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬保密文件。主要內(nèi)容包括

3.2.1 員工任職要求

3.2.2 工資級(jí)別

3.2.3 薪酬待遇

3.3 《員工崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)》由當(dāng)事部門(mén)負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬于公開(kāi)文件。任何人員都可以憑此文件了解當(dāng)事員工的工作職責(zé)、具體工作內(nèi)容和權(quán)限 

4 本崗位的職能范圍

訂單管理采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的制定、下達(dá)和跟蹤。會(huì)同相關(guān)部門(mén)做好采購(gòu)物品的接收、結(jié)款和供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購(gòu)物品的專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面，采購(gòu)員應(yīng)比供應(yīng)商的營(yíng)銷(xiāo)人員更專(zhuān)業(yè)

5.2 能熟練運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，以便與財(cái)務(wù)部門(mén)更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關(guān)合同的法律知識(shí)，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 具體職責(zé)及工作內(nèi)容

6.1 職責(zé)一：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)提出的采購(gòu)要求，制定采購(gòu)訂單。工作內(nèi)容包括：

6.1.1 是給一家供，還是幾家供？

6.1.2 與既定供貨的供應(yīng)商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時(shí)間要求、地點(diǎn)要求等

6.1.3 按照公司現(xiàn)有的采購(gòu)訂單的標(biāo)準(zhǔn)版本，填寫(xiě)給每家供應(yīng)商的采購(gòu)訂單

6.2 職責(zé)二：向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。并確保供應(yīng)商及時(shí)收到。

6.3 職責(zé)三：采購(gòu)訂單的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。工作內(nèi)容包括：

6.3.1 事先預(yù)估采購(gòu)訂單出現(xiàn)問(wèn)題的各種產(chǎn)生原因

6.3.2 對(duì)所預(yù)估的各個(gè)原因進(jìn)行排序性分析

6.3.3 對(duì)于所預(yù)估的各種原因，要準(zhǔn)備好一旦發(fā)生的解決預(yù)案。并填報(bào)《采購(gòu)訂單風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》

6.4 職責(zé)四：采購(gòu)訂單的跟蹤管理。工作內(nèi)容包括：

6.4.1 按時(shí)交貨的跟蹤

6.4.2 按量交貨的跟蹤

6.4.3 按質(zhì)交貨的跟蹤

6.5 職責(zé)五：協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好采購(gòu)物品的收貨工作。工作內(nèi)容包括

6.5.1 將采購(gòu)訂單的編號(hào)、數(shù)量和預(yù)計(jì)到倉(cāng)時(shí)間，提前半天通知倉(cāng)庫(kù)。

6.5.2 如果驗(yàn)收不合格，需要退貨時(shí)，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，實(shí)施具體的退貨工作

6.6 職責(zé)六：采購(gòu)訂單發(fā)生變故的應(yīng)急解決和善后。工作內(nèi)容包括：

6.6.1 采購(gòu)訂單一旦出現(xiàn)時(shí)間、質(zhì)量或數(shù)量等的問(wèn)題，如何應(yīng)急解決

6.6.2 如何追究供應(yīng)商的責(zé)任

6.7 職責(zé)七：供應(yīng)商貨款的結(jié)算。具體工作包括：

6.7.1 所有相關(guān)票據(jù)的收集和核實(shí)

6.7.2 提前1－3個(gè)月，向財(cái)務(wù)部提交供應(yīng)商付款計(jì)劃

6.7.3 按照公司制度，辦理供應(yīng)商貨款的請(qǐng)款手續(xù)，并按時(shí)向供應(yīng)商支付

6.8 職責(zé)八：雙方糾紛的妥善解決

6.9 職責(zé)九：會(huì)同其他部門(mén)，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期的評(píng)估。工作內(nèi)容包括：

6.9.1 每個(gè)來(lái)月的上旬，向倉(cāng)庫(kù)和品管部收集供應(yīng)商上月所有訂單的驗(yàn)收紀(jì)錄。填報(bào)《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》。

6.9.2 對(duì)于表現(xiàn)考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)通知供應(yīng)商和公司內(nèi)相關(guān)部門(mén)，實(shí)施相應(yīng)的懲罰措施。

6.10 職責(zé)十：供應(yīng)商年終考評(píng)。工作內(nèi)容包括：

6.10.1 統(tǒng)計(jì)本年度供應(yīng)商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

6.10.2 收集公司各相關(guān)部門(mén)對(duì)該供應(yīng)商的獨(dú)立評(píng)估結(jié)果。填報(bào)《供應(yīng)商年度綜合評(píng)估表》

6.10.3 與供應(yīng)市場(chǎng)同行相比較，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行強(qiáng)弱項(xiàng)的分析，并填報(bào)《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》。提出來(lái)年的改進(jìn)計(jì)劃。

6.11 職責(zé)十一：建立何維護(hù)合格供應(yīng)商電子檔案庫(kù)。按時(shí)填報(bào)《合格供應(yīng)商檔案庫(kù)》

6.12 職責(zé)十二：定期征求供應(yīng)商對(duì)我方各相關(guān)部門(mén)的改進(jìn)建議。 

7 工作隸屬關(guān)系

8 崗位權(quán)限

8.1 有權(quán)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單

8.2 不得與未經(jīng)評(píng)估或評(píng)估不合格的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單

8.3 有權(quán)向表現(xiàn)不良的供應(yīng)商提出整改要求 

9 職業(yè)操守要求

9.1 在與供應(yīng)商的交易過(guò)程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

9.2 堅(jiān)持以公司的利益為首要選擇。

9.3 避免從事個(gè)人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務(wù)或者職業(yè)活動(dòng)

9.4 不得要求或接受來(lái)自現(xiàn)在或者潛在的供應(yīng)商的金錢(qián)、禮物、娛樂(lè)、恩惠或者服務(wù)。

9.5 保護(hù)公司及供應(yīng)商的相關(guān)機(jī)密

9.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應(yīng)商相處 

10 績(jī)效考核項(xiàng)目

10.1 工作態(tài)度

10.1.1 認(rèn)真執(zhí)行公司各部門(mén)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。有無(wú)違紀(jì)違規(guī)行為

10.1.2 工作責(zé)任心要強(qiáng)。有無(wú)發(fā)生責(zé)任性的錯(cuò)誤或失誤

10.2 工作業(yè)績(jī)

10.2.1 與其同行相比較，供應(yīng)商的供應(yīng)期處于什么水平

10.2.2 供應(yīng)商的質(zhì)量、按時(shí)率以及服務(wù)態(tài)度的表現(xiàn)

10.2.3 供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估是否正確和有效 

11 如何進(jìn)行績(jī)效考核

11.1 采購(gòu)訂單管理的月度表現(xiàn)。填報(bào)《跟單采購(gòu)員月度績(jī)效考核表》

11.2 采購(gòu)訂單管理的年度表現(xiàn)。填報(bào)《采購(gòu)人員年度績(jī)效評(píng)估表》 

12 相關(guān)的指導(dǎo)性文件

12.1 《公司采購(gòu)管理總則》

12.2 《原材料采購(gòu)管理的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程》

12.3 《如何做好采購(gòu)訂單管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》

12.4 《如何進(jìn)行供應(yīng)商表現(xiàn)的評(píng)估作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》

12.5 《如何實(shí)施采購(gòu)人員績(jī)效考核作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》 

13 工作表格

13.1 《采購(gòu)訂單跟蹤表》

13.2 《采購(gòu)訂單風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》

13.3 《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》

13.4 《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》

13.5 《供應(yīng)商年度綜合評(píng)估表》

13.6 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫(kù)》

13.7 《跟單采購(gòu)員月度績(jī)效考核表》

13.8 《采購(gòu)人員年度績(jī)效評(píng)估表》