1 目的

明確全責制采購員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責、以及每項職責的具體工作內容、工作隸屬關系、本崗位的權限、職業(yè)操守要求、本崗位績效考核的內容、方法和頻率、以及本崗位所應遵循或參考的指導性文件目錄、本崗位所應填報的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購的所有全責制采購人員。 

3 說明

3.1 全責制采購員是指該采購員負責從某物料的新供應商的尋找、選擇與評估、砍價、簽約。采購訂單的制定、下達和跟蹤。采購物品的接收、結款。以及該供應商表現(xiàn)的評估等所有工作。

3.2 員工崗位說明書分為兩個文件?！秵T工崗位要求及待遇說明書》和《員工崗位職責說明書》

3.3 《員工崗位要求及待遇說明書》由人事部負責制定。該文件在公司內部屬保密文件。主要內容包括

3.3.1 員工任職要求

3.3.2 工資級別

3.3.3 薪酬待遇

3.4 《員工崗位職責說明書》由當事部門負責制定。該文件在公司內部屬于公開文件。任何人員都可以憑此文件了解當事員工的工作職責、具體工作內容和權限 

4 本崗位的職能范圍

全責制采購員負責公司供應商的尋找、評估、采購支出的預算、供應商的談判或招標以及采購合同的準備。負責采購訂單的制定、下達和跟蹤。會同相關部門做好采購物品的接收、結款和供應商表現(xiàn)的評估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購物品的專業(yè)知識方面，采購員應比供應商的營銷人員更專業(yè)

5.2 能熟練運用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術來獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財務知識，以便與財務部門更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關合同的法律知識，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 原則

6.1 在對新供應商進行招投標或采購談判時，一定要確保該供應商有實際的實施能力。 

7 具體職責及工作內容

7.1 職責一：尋找新的供應商。工作內容包括：

7.1.1 該物品供應市場的調研，并填寫《供應市場調研報告》。

7.1.2 尋找可以供應目標產(chǎn)品的供應商有多少，并填寫《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應商名錄表》

7.2 職責二：評估和選擇供應商。工作內容包括：

7.2.1 對已經(jīng)尋找到的供應商，按照公司的相關標準，進行初步的評估和篩選。

7.2.2 將初步篩選合格的供應商報品管部，進行供應商的質量驗證。

7.2.3 對經(jīng)品管部評估通過的供應商，填寫《新供應商審批表》報公司高層審核批準。

7.3 職責三：編制采購支出的預算。工作內容包括：

7.3.1 準確編制各采購物品在未來一定時段內支出的預算

7.4 職責四：對可以進行招投標采購的物品，實施招投標工作。工作內容包括：

7.4.1 選定參加本次招投標的供應商單位

7.4.2 編寫并向參標供應商發(fā)放采購招標文件

7.4.3 組織相關部門對供應商的投標進行評估，確定最終中標單位

7.5 職責五：與供應商進行采購談判。工作內容包括：

7.5.1 采購談判的準備，并提交《采購談判計劃表》，報領導備案。

7.5.2 實施談判。談判結束時，雙方簽署《采購談判備忘錄》，報領導備案。

7.6 職責六：準備采購合同。工作內容包括：

7.6.1 按照公司制定的采購合同標準版本的要求，根據(jù)采購招投標或采購談判的結果，完善采購合同的所有內容。

7.6.2 將合同報買賣雙方的高層簽署生效。

7.7 職責七：采購合同的妥善管理。工作內容包括：

7.7.1 采購合同的妥善保管

7.7.2 采購合同有效期限的跟蹤及續(xù)約

7.7.3 采購合同內容更新的補充文件

7.8 職責八：根據(jù)生產(chǎn)計劃部門提出的采購要求，制定采購訂單。工作內容包括：

7.8.1 是給一家供，還是幾家供？

7.8.2 與既定供貨的供應商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時間要求、地點要求等

7.8.3 按照公司現(xiàn)有的采購訂單的標準版本，填寫給每家供應商的采購訂單

7.9 職責九：向供應商下達采購訂單。并確保供應商及時收到。

7.10 職責十：采購訂單的風險評估。工作內容包括：

7.10.1 事先預估采購訂單出現(xiàn)問題的各種產(chǎn)生原因

7.10.2 對所預估的各個原因進行排序性分析

7.10.3 對于所預估的各種原因，要準備好一旦發(fā)生的解決預案。并填報《采購訂單風險評估表》

7.11 職責十一：采購訂單的跟蹤管理。工作內容包括：

7.11.1 按時交貨的跟蹤

7.11.2 按量交貨的跟蹤

7.11.3 按質交貨的跟蹤

7.12 職責十二協(xié)助相關部門做好采購物品的收貨工作。工作內容包括

7.12.1 將采購訂單的編號、數(shù)量和預計到倉時間，提前半天通知倉庫。

7.12.2 如果驗收不合格，需要退貨時，負責與供應商聯(lián)系，實施具體的退貨工作

7.13 職責十三：采購訂單發(fā)生變故的應急解決和善后。工作內容包括：

7.13.1 采購訂單一旦出現(xiàn)時間、質量或數(shù)量等的問題，如何應急解決

7.13.2 如何追究供應商的責任

7.14 職責十四：供應商貨款的結算。具體工作包括：

7.14.1 所有相關票據(jù)的收集和核實

7.14.2 提前1－3個月，向財務部提交供應商付款計劃

7.14.3 按照公司制度，辦理供應商貨款的請款手續(xù)，并按時向供應商支付

7.15 職責十五：雙方糾紛的妥善解決

7.16 職責十六：會同其他部門，對供應商的表現(xiàn)進行定期的評估。工作內容包括：

7.16.1 每個來月的上旬，向倉庫和品管部收集供應商上月所有訂單的驗收紀錄。填報《供應商表現(xiàn)考核表》。

7.16.2 對于表現(xiàn)考核不合格的供應商，應通知供應商和公司內相關部門，實施相應的懲罰措施。

7.17 職責十七：供應商年終考評。工作內容包括：

7.17.1 統(tǒng)計本年度供應商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

7.17.2 收集公司各相關部門對該供應商的獨立評估結果。填報《供應商年度綜合評估表》

7.17.3 與供應市場同行相比較，對供應商進行強弱項的分析，并填報《供應商強弱項分析表》。提出來年的改進計劃。

7.18 職責十八：建立何維護合格供應商電子檔案庫。按時填報《合格供應商檔案庫》

7.19 職責十九：定期征求供應商對我方各相關部門的改進建議。 

8 工作隸屬關系

9 崗位權限

9.1 有權向品管部推薦候選供應商

9.2 有權向公司高層呈報新供應商審批要求

9.3 有權與合格的供應商進行招標或談判工作

9.4 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應商進行招投標或談判

9.5 有權向供應商下達采購訂單

9.6 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應商下達采購訂單

9.7 有權向表現(xiàn)不良的供應商提出整改要求

9.8 不得擅自更換供應商 

10 職業(yè)操守要求

10.1 在與供應商的交易過程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

10.2 堅持以公司的利益為首要選擇。

10.3 避免從事個人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務或者職業(yè)活動

10.4 不得要求或接受來自現(xiàn)在或者潛在的供應商的金錢、禮物、娛樂、恩惠或者服務。

10.5 保護公司及供應商的相關機密

10.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應商相處 

11 績效考核的內容

11.1 工作態(tài)度

11.1.1 認真執(zhí)行公司各部門制定的各項規(guī)章制度。有無違紀違規(guī)行為

11.1.2 工作責任心要強。有無發(fā)生責任性的錯誤或失誤

11.2 工作業(yè)績

11.2.1 新供應商開發(fā)的按時完成率

11.2.2 采購預算的完成情況

11.2.3 與其同行相比較，供應商的價格處于什么水平

11.2.4 與其同行相比較，供應商的供應期處于什么水平

11.2.5 供應商的質量、按時率以及服務態(tài)度的表現(xiàn)

11.2.6 各工作表格和報告的撰寫是否正確和全面 

12 績效考核的方法

12.1 采購支出預算的完成考核。填報《采購員預算完成率評估表》

12.1.1 是否超出預算？

12.1.2 如果低于預算，節(jié)約多少資金？

12.2 供應商表現(xiàn)的考核?！陡鷨尾少弳T月度績效考核表》

12.3 采購訂單管理的年度表現(xiàn)。填報《采購人員年度績效評估表》 

13 績效考核的頻率

13.1 每月一次

13.2 年終總評 

14 相關的指導性文件

14.1 《公司采購管理總則》

14.2 《原材料采購管理的標準操作規(guī)程》

14.3 《如何編寫采購物品的技術及安全標準作業(yè)指導書》

14.4 《如何尋找新供應商作業(yè)指導書》

14.5 《如何實施新供應商評估作業(yè)指導書》

14.6 《如何編制采購支出預算作業(yè)指導書》

14.7 《如何進行采購談判作業(yè)指導書》

14.8 《如何實施采購招標作業(yè)指導書》

14.9 《如何做好采購訂單管理作業(yè)指導書》

14.10 《如何進行供應商表現(xiàn)的評估作業(yè)指導書》

14.11 《如何實施采購人員績效考核作業(yè)指導書》 

15 工作表格

15.1 《供應市場調研報告》

15.2 《生產(chǎn)某產(chǎn)品的供應商名錄表》

15.3 《新供應商調查評估問卷表》

15.4 《新供應商評估打分表》

15.5 《新供應商審批及合格供應商檔案庫》

15.6 《消耗性采購物品詢價表》

15.7 《資產(chǎn)性采購物品詢價表》

15.8 《采購談判計劃表》

15.9 《采購談判提問表》

15.10 《采購談判備忘錄》

15.11 《招投標邀請函》

15.12 《投標方須知》

15.13 《綜合評標法的評分方法》

15.14 《采購訂單跟蹤表》

15.15 《采購訂單風險評估表》

15.16 《供應商表現(xiàn)考核表》

15.17 《供應商強弱項分析表》

15.18 《供應商年度綜合評估表》

15.19 《新供應商審批及合格供應商檔案庫》

15.20 《跟單采購員月度績效考核表》

15.21 《采購員預算完成率評估表》

15.22 《采購人員年度績效評估表》